La construcción conjunta del check-in en línea con Keylodge

Durante 3 meses, hemos estado trabajando en estrecha colaboración con Keylodge, una agencia de alquileres vacacionales con sede en la Isla de la Reunión, para desarrollar una nueva función. Queríamos presentarte y contarte la génesis de esta nueva función de Yaago y ¿quién mejor que Romain Designes, director de Keylodge, para hablarnos de ella?

A través de este intercambio, descubra cómo la construcción conjunta con uno de nuestros clientes nos permitió desarrollar una nueva función en Yaago: el check-in en línea.

Una función que todos los viajeros ya están acostumbrados a ver y usar en las aplicaciones de redes de aerolíneas u hoteles. Su objetivo: hacer que la llegada de los viajeros sea aún más fluida y que cada reserva sea aún más segura, haciendo que los gerentes estén más tranquilos.

Hola Romain, gracias por aceptar este intercambio. ¿Podrías presentarnos a Keylodge y a ti a los lectores?

Hola, por favor. Fundamos Keylodge en 2019. En 3 años, pasamos de un solo hogar administrado con 0 empleados a 150 hogares administrados y 40 empleados. Quizás nuestra especificidad fuera este deseo de internalizarlo todo desde el principio: marketing, finanzas, personal de mantenimiento, ama de llaves, servicio de mantenimiento, gestión de ingresos.

Y así controlo todo. Damos gran importancia a la estructuración de los procesos. Al principio del negocio, trabajamos arduamente en nuestras ofertas para propietarios y viajeros.

Luego, una vez que se estableció esta base sólida, construimos procesos de trabajo sólidos en toda la cadena de suministro.

Cuando empezaste a probar Yaago, discutimos juntos las necesidades de Keylodge. Te gustó nuestro registro previo, pero te faltaba algo:

De hecho, en el primer trimestre de 2022, exploramos numerosas formas de cubrir estas necesidades relacionadas con la experiencia de viaje y la seguridad de las estadías:

• soluciones competidoras
• multiplicación de solicitudes para cubrir todo
• Cuestionamiento sobre el desarrollo interno

Luego descubrimos Yaago y empezamos a usarlo para cubrir nuestras primeras necesidades:

• El folleto de bienvenida, por supuesto
• la implementación de una comunicación de pasajeros más desarrollada con mensajes automáticos
• Uso compartido de código de Igloohome (solución de acceso que ya estábamos usando)
• La charla con los viajeros

Sin embargo, aún teníamos que resolver los problemas relacionados con el inventario y el registro en línea.

¿Puedes contarnos más sobre esta parte?

Como gerente, hacemos una promesa a los propietarios: nos ocupamos de su alojamiento, nos aseguramos de quién lo alquila y en qué condiciones se devuelve el alojamiento después de cada estancia.

Cualquier gerente que lea su artículo sabe que son partes cruciales de nuestro trabajo. Y como nos gusta tener procesos de trabajo rigurosos, buscamos definir uno para esta parte.

El inventario de los accesorios no es obligatorio para los alquileres de corta duración, pero la ausencia de un inventario puede ser perjudicial si el viajero se aprovecha de esta vaguedad. Lamentablemente, hemos experimentado esta situación, pero nos ha permitido subsanar nuestras deficiencias al proteger nuestras condiciones generales e ir más allá en nuestros procesos.

Ahora, gracias a Yaago, cubrimos todos los pasos importantes.

Gracias al inventario, los viajeros tienen la oportunidad de reportar la más mínima anomalía a su llegada y salida. Si no informa nada, se estima que no hay ningún problema. Esta función es muy apreciada por los viajeros, que se sienten seguros al tener la oportunidad de denunciar cualquier cosa.

Luego, exigimos a todos nuestros viajeros que utilicen esta nueva función de facturación en línea, que nos permite recopilar su documento de identidad y sus datos de contacto y hacer que firmen nuestras condiciones generales de venta de forma electrónica.

Ahora, gracias a Yaago, cubrimos todos los pasos importantes.

Para nosotros, las ventajas del check-in en línea son claras:

• En caso de contaminación acústica en uno de nuestros alojamientos, si la policía interviene, ahora tenemos todos los elementos de identidad del viajero necesarios para compartirlos con la policía.
• A pesar de 3D Secure, todavía tenemos algunos casos de contracargos en los pagos debido a las objeciones de los clientes. Al recopilar información y documentos de identidad, podemos ampliar nuestros registros y protegernos mejor.
• A veces teníamos usos no deseados de nuestras casas, había demasiada gente para la capacidad del alojamiento, planificábamos fiestas o pasábamos noches en casa. Descubrimos que estas nuevas medidas impuestas alentaron a algunos a cambiar finalmente de opinión y cancelar su reserva.
• Entre los pasos para registrarse en línea, también preguntamos a los viajeros sus horas de llegada y salida. Disponer de esta información es muy importante para nosotros y para nuestro personal de mantenimiento.

Porque solo damos acceso al alojamiento a los viajeros que hayan completado todos estos pasos y depositado su depósito.

Los beneficios son dobles, porque poder explicar este proceso a los propietarios nos permite tranquilizarlos y, por lo tanto, seducirlos más fácilmente.

Algunos gerentes se muestran reacios a implementar este tipo de procesos y especialmente a imponérselo a sus viajeros. ¿Puedes informarnos sobre la tasa de adopción entre tus viajeros?

Como dije antes, imponemos este proceso a todos nuestros viajeros. Y la acogida es positiva. Lo importante es presentar bien estos pasos y explicarlos.

En última instancia, esto permite que esto se vea como un servicio, como la posibilidad de que el viajero haga un inventario, por ejemplo.

Hasta la fecha, hemos registrado 2086 Check-In Online con esta nueva función de Yaago.

Estamos llegando al final de este intercambio. Por nuestra parte, nos enorgullece haber podido crear esta función con vosotros y ponerla a disposición de todos nuestros usuarios Premium. Esto está en línea con la profesionalización de nuestra industria.

Para concluir, ¿quieres compartir tus comentarios con los demás directivos que te van a leer?

Me repetiré, pero trabajar en sus procesos de trabajo es fundamental, es la piedra angular del desarrollo empresarial, en todos los aspectos. Esto permitirá la automatización más adelante y brindará tranquilidad.

Otra cosa importante: en 3 años, probamos muchas herramientas, las cambiamos con frecuencia.

En resumen: no existe una herramienta perfecta. Esto no es grave en sí mismo, solo hay que ser consciente de ello y no detenerse en esta observación. Tienes que elegir las que más se ajusten a tus necesidades, tal vez adaptarte a ellas. Y si tienes la voluntad y la capacidad como nosotros, desarrolla tus propias herramientas para cubrir ciertas necesidades.

Muchas gracias Romain por tomarse el tiempo de recordar con nosotros estos últimos meses de colaboración que condujeron al lanzamiento de Check-In Online. Y gracias por compartir esta información tan enriquecedora con todos los directivos que quieran leerte.

¡Con mucho gusto y gracias a Yaago por su apoyo!

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